Ley de Creación y Crecimiento de empresas. Un nuevo acercamiento a la factura electrónica obligatoria en España
El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ha lanzado el anteproyecto de la Ley Crea y Crece, que trata de impulsar la creación de empresas a través de una mejor normativa. La eliminación de obstáculos, el apoyo financiero o la lucha contra la morosidad son solo algunas de las ideas iniciales.
Esta ley forma parte del Plan de Recuperación, que busca mejorar las condiciones del desarrollo empresarial en nuestro país. Por ejemplo, ahora será mucho más sencillo crear una empresa, tanto a nivel económico como en el tiempo requerido. Constituir una Sociedad de Responsabilidad Limitada ya no requerirá 3000 euros de capital social, cambiando a únicamente 1 euros como cantidad mínima.
Entre las medidas contra la morosidad, una de las claves será la de fomentar el uso de las facturas electrónicas. Este primer anteproyecto modifica la normativa actual y amplía la obligación para expedir y remitir facturas a las diferentes empresas, obteniendo así información fiable y certera sobre las operaciones comerciales.
Se prevé que la facturación electrónica será obligatoria para las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de € en 1 año desde la publicación de la ley en el BOE. Para el resto de empresas, esta obligación será en 3 años.
Por lo tanto, hoy vamos a profundizar en la factura electrónica y diferentes aspectos que pueden afectar a nuestra empresa.
Qué es la factura electrónica
Lo primero que debemos tener claro es que una factura electrónica es, por encima de todo, una factura completamente válida. A efectos legales, es exactamente igual que una factura emitida en papel, siendo un justificante de prestación de servicios o de la entrega de bienes. Se trata de una factura expedida y recibida en formato electrónico, de manera consentida por el destinatario.
Como cualquier otra factura, las electrónicas deben garantizar su legibilidad y autenticidad, además de la integridad de su contenido. La legibilidad se consigue a través de un programa informático que cree y reciba esta información.
En cuanto a la autenticidad e integridad, puede conseguirse de diferentes maneras: desde una firma electrónica con certificados reconocidos hasta el intercambio electrónico de datos (EDI).
Existen dos tipos de facturas electrónicas: las facturas en formato estructurado y en formato no estructurado. Ambos documentos pueden ser transmitidos a través de internet, con la diferencia de que el formato estructurado tiene más facilidades para ser tratado de manera automatizada. Vamos a ver un poco más de ambos:
- Facturas en formato estructurado: Aquellas facturas en formato estructurado contiene datos y metadatos que se generan automáticamente por el software informático del emisor. De la misma manera, el receptor puede tramitar esta información de manera automatizada en sus sistemas de pago y contabilidad. Lo habitual es utilizar el lenguaje XML, uno de los formatos que acepta Invoice System.
- Facturas en formato no estructurado: En este caso, hablamos de una factura que simplemente es una imagen, sin metadatos internos, por lo que su procesamiento debe ser manual por parte del receptor. Se trata de facturas en papel escaneadas o ficheros PDF. Algunos métodos, como el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) pueden ser útiles.
Qué implica para mi empresa
Hay diferentes aspectos en los que la facturación electrónica tiene gran impacto en una empresa. En primer lugar, se trata de una forma ideal de acortar los tiempos de tramitación de las facturas, incluyendo el cobro de las mismas. Esto también supone una reducción en los costes de impresión y envíos postales, y por tanto el espacio necesario para su almacenaje.
Además, teniendo en cuenta la automatización de las facturas electrónicas (especialmente las de formato estructurado) ayuda a evitar posibles errores humanos. La inclusión de estos metadatos también facilitará su búsqueda, haciendo su acceso más sencillo y ágil.
Como apuntábamos anteriormente, también es útil para facilitar la lucha contra el fraude, incrementando los procesos de gestión de toda la empresa. Esta digitalización gracias a las facturas electrónicas implica una modernización general de la economía y de la propia organización, influyendo positivamente en el resto de departamentos.
Como consecuencia de todos estos aspectos, hay importantes beneficios económicos que llegan de la mano de la automatización de la contabilidad.
Qué debo hacer para adaptarme
Viendo la inminente incorporación de la factura electrónica a la gran mayoría de empresas y administraciones públicas, debemos tener varias claves para hacerlo de la mejor manera. Si quieres adecuarte de la mejor manera, te dejamos cuatro puntos a los que debes echar un vistazo.
- Revisa tus procesos de contabilidad: Antes de incluir en nuestra empresa cualquier tecnología, debes pensar que no solo se trata de una modernización. Es importante que primero revises los procesos internos de facturación y cobros, para saber cómo puedes mejorarlos e implementar un nuevo modelo adaptado a tu organización y sus actividades.
- No lo dejes todo para el último día: A pesar de ser una de esas malas ‘costumbres’ en nuestro país, trata de anticiparte a las fechas oficiales o a la obligatoriedad. Esto puede convertirse en una ventaja competitiva para tu empresa, que se mostrará como una opción más moderna frente a los clientes y proveedores.
- Haz uso de softwares homologados: Recuerda que las facturas electrónicas son documentos oficiales, por lo que debes conocer todas las características necesarias. Por ejemplo, Invoice System está homologado por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria). Puedes solicitar una demo gratuita a través de este enlace.
- Aprovecha este momento como una buena oportunidad: Sabemos que tendremos que adaptarnos, tarde o temprano, a los nuevos métodos. Por lo tanto, lo mejor es que te tomes estos cambios como un incentivo para crecer y mejorar la productividad de tu empresa.
Invoice System, cómo puede ayudarte
Como ya hemos comentado en los puntos anteriores, una de las mejores formas de adelantarse a esta digitalización obligatoria es contar con un software que nos ayude a ello. Invoice System es la mejor solución para tu empresa, ya que te permitirá modernizar los procesos contables de la mejor manera.
Esta herramienta ofrece una serie de canales a través de los cuales se pueden recibir, enviar y gestionar todo tipo de facturas. Lo proveedores relacionados con la empresa podrán enviar facturas en diversos formatos digitales, ya sea a través de correos electrónicos, con su propio registro en el portal de forma manual o con el mencionado OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Por último, cabe destacar que Invoice System acepta facturas electrónicas en formato XML, entre otros. Esto hace que el reconocimiento de datos y metadatos sea mucho más acertado, algo que debemos tener en cuenta a la hora de realizar nuestras facturas electrónicas en formato estructurado. Además, Invoice System también ofrece la integración directa con FACe y Faceb2b.
Si te interesa conocer más detalles sobre cómo funciona Invoice System y cómo puedes incorporarlo a tu empresa, descarga aquí nuestra presentación y comienza a trabajar de manera más eficiente.
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Fuentes