El valor de las metodologías ágiles, ¿qué son y cómo pueden ayudar a tu empresa?
Digitalización, sostenibilidad e innovación son hoy los tres ejes estratégicos de muchas empresas españolas, en busca no solo de incrementar su competitividad en mercados cada vez más volátiles y cambiantes. Si no también concienciados por las personas y el entorno en el que operan.
La pandemia e impulso gubernamental a través de ayudas para la digitalización han hecho que esta transformación digital y cultural, vaya llegando cada día a más empresas. Este proceso no consiste únicamente en la instalación de un software de gestión o la modernización de procesos, sino en un cambio más profundo que afecta a la estructura, y cultura empresarial de la compañía.
Hablamos de las metodologías y cultura ágiles, mucho más que un sistema de trabajo para el desarrollo de proyectos que precisan de rapidez y flexibilidad. Es una filosofía que supone una forma distinta de trabajar y de organizarse.
Las metodologías ágiles, permiten aumentar la resiliencia de la organización y sus departamentos, aportando mayor flexibilidad ante un entorno en constante evolución en el que;
- las prioridades se adapten a cada momento,
- los objetivos de empresa se alineen con las necesidades del cliente,
- se obtengan resultados tangibles de forma rápida, constante, de mayor calidad
En Pavabits buscamos, mediante la digitalización de los procesos administrativos, aportar valor a la relación cliente-proveedor. Contacta con nosotros para conocer más sobre nuestras soluciones digitales.
Qué son las metodologías ágiles
Cuando hablamos de metodologías ágiles, nos referimos a una serie de pautas que se implementaron especialmente en el mundo del desarrollo de software pero que cada vez están más extendidas a otros sectores e industrias.
En el año 2001, algunas de las principales empresas de software del momento se reunieron en Utah, para tratar sobre las distintas técnicas y procesos para el desarrollo de software. Es en esta reunión donde se creó el ‘Manifiesto Agile’ un conjunto de principios sobre los cuales se basa un modelo de mejora continua en el que se planifica, crea, se comprueba el resultado y se mejora.
A pesar de la existencia de diferentes metodologías y herramientas de trabajo, uno de los aspectos principales de las metodologías ágiles es la aplicación de manera regular de un conjunto de buenas prácticas. Estas permiten trabajar en equipo de forma colaborativa y obtener el mejor resultado posible de cada proyecto.
Mediante la división en ciclos de iteración, cada fase de un proyecto se divide en pequeñas tareas que han de completarse para su entrega, en plazos cortos (15-30 días) denominados ‘sprints’. Tras los cuales se identifican aquellas partes a modificar o ampliar, realizando cambios únicamente en las áreas implicadas.
Uno de los rasgos característicos de las metodologías ágiles es el de emplear equipos multidisciplinares que trabajen juntos en cada uno de los ciclos y se involucren en el desarrollo de manera conjunta, sean de la especialidad que sean. De esta forma se consigue un feedback más representativo de las distintas áreas de la organización, y mayor adaptación de la solución creada a la demanda del mercado.
Los equipos ágiles además se reúnen de forma diaria, en las denominadas, reuniones de ‘daily’ a través de las cuales los miembros del equipo de trabajo exponen; qué tareas se han completado, cuáles se realizarán después, se identifican barreras o impedimentos para progresar.
Al compararse con los sistemas tradicionales de gestión de proyectos, vemos cómo estos se estructuraban de acuerdo a un proceso lineal (en cascada o ‘waterfall’). Este podía tardar varios años en dar frutos, incluso no alcanzar el producto final, además del alto riesgo por la posible falta de adaptación a la demanda final del cliente.
Beneficios de trabajar con metodologías ágiles
Son muchos los beneficios, quizás el más fácilmente observable es el aumento en la productividad. Un trabajo eficiente, que no dura más de lo establecido, hace que el cliente/departamento acabe satisfecho y que los presupuestos no se desequilibren.
Al estructurar los plazos de pequeñas partes del proyecto final, se favorece la mejora del producto de entrega en entrega, evolucionando hacia lo que el cliente realmente requiere. Esto supone un nivel de satisfacción muy importante por parte de los clientes, a los que estas metodologías involucran a lo largo de todo el desarrollo.
Se consigue así detectar errores y posibles mejoras en las fases más tempranas, consiguiendo una solución o su incorporación antes de pasar a la siguiente etapa.
Otro de los aspectos positivos de las metodologías ágiles es el trabajo conjunto de cada miembro del equipo. Dentro de cada ciclo cooperan empleados y colaboradores de diferentes áreas, lo que permite una visión integral de los próximos pasos a seguir y la coordinación de los elementos involucrados
Valores de las metodologías ágiles: la importancia del cliente y el equipo
- Los individuos e interacciones son más importantes que los procesos y herramientas: Una organización ágil entiende que los procesos y herramientas son fundamentales para concluir un proyecto, pero que son las personas quienes participan de él y quienes deciden qué poner en marcha.
- Las entregas efectivas son más importantes que la documentación excesiva: la documentación es útil y necesaria para todos los proyectos, muchos equipos se encargan de recopilar y registrar la información al detalle. Pero, al final, el valor real de lo que se entrega al cliente debe ser algo funcional y efectivo, por lo que las metodologías ágiles se centran en esto en lugar de en un exceso de documentación.
- La colaboración con el cliente es más importante que la negociación contractual: Era común ver a los clientes como participantes externos del proyecto, únicamente interesados al principio y al final del mismo. Su aportación quedaba tipificada en el contrato y su cumplimiento, algo que cambia con estas metodologías. Ahora se busca un enfoque compartido y dual, en el que los clientes puedan intervenir en cualquier fase del proyecto y ofrecer su opinión.
- La repuesta a los cambios es más importante que seguir un plan: Como hemos ido apuntando a lo largo del texto, la adaptabilidad es una de las claves de las metodologías ágiles. Los ciclos cortos y la supervisión de cada etapa permiten abordar los problemas, cambios o tecnologías obsoletas durante el desarrollo del producto.
Invoice System: ejemplo de implantación
Invoice System nació como solución a un problema que afecta al trabajo diario de muchas empresas: la digitalización de facturas. A través de una estrecha relación con el cliente y aplicando metodologías ágiles, en este caso Scrum, se logró desarrollar un producto que no solo se adapta a lo que el cliente necesitaba, sino que además acabo siendo una solución comercializable a terceros. Vamos a repasar brevemente este camino.
Fase 1.- Identificar y seleccionar las áreas a mejorar
El primer paso supone hacer una radiografía interna de la empresa, sus procesos y encontrar dónde puede haber un margen de mejora sobre el que actuar. Todo el equipo debe trabajar en ello, buscando posibles departamentos o procesos que requieran un cambio importante, analizando la organización desde dentro. El objetivo no es digitalizar por el mero hecho de hacerlo, sino encontrar procesos ineficientes que puedan optimizarse.
La empresa identificó en el procesado y validación de sus facturas una oportunidad de mejora, ya que estas requerían validación de diferentes responsables. Estas facturas viajaban en formato físico entre las diferentes oficinas, demorando su gestión y procesamiento en el tiempo.
Fase 2.- Evaluar las soluciones existentes
Una vez identificada el área a optimizar, lo más sencillo es ver qué se ha hecho anteriormente en este ámbito. Al tratarse de un grupo de empresas grande a nivel nacional y con diferentes sectores de trabajo, necesitaban una herramienta que pudiese funcionar para todas ellas, desde cualquier lugar.
Después de meses de búsqueda y contacto con proveedores, vieron que ninguna se adaptaba a sus necesidades. Ya fuese por falta de funcionalidades, complejidad en su uso o poca integración con otras herramientas. Es en este momento donde se considera la posibilidad de una solución propia, Invoice System.
Fase 3.- Desarrollar una solución a medida
En este momento se comenzaron a analizar las posibles soluciones. Un mapa de gaps fue revelador a la hora de establecer cuál sería la herramienta ideal y cómo se podía llegar hasta ella.
Todo pasaba por equilibrar la balanza entre la efectividad del software y la inversión económica necesaria. Poco a poco, la idea de digitalizar prácticamente cualquier documento en papel de la empresa y crear un portal digital para proveedores y clientes fue tomando forma.
Empieza aquí la fase de desarrollo, trabajando con Scrum, compartimentando el proyecto para agilizar todo el proceso. No solo permitía una mayor rapidez en el trabajo, sino el control presupuestario y el feedback inmediato del cliente.
Fase 4.- Implantar el software en la compañía
Esta fase fue un paso clave, para el cual es necesario que la empresa involucre a sus equipos y sean parte del cambio. Toda la organización se esforzó en asimilar esa implantación, reportando puntos positivos y aspectos negativos para seguir mejorando el sistema.
Fase 5.- Comercializar el producto a terceros
Un proyecto y una solución que, en principio, se había ideado para una empresa en concreto, se identifica como solución a una necesidad en el mercado para otras corporaciones. Así, se ofrece un software, Invoice System, que agiliza uno de los procesos que más tiempo quita a los equipos de trabajo, consiguiendo optimizar sus recursos.
Es así, que pensamos que las metodologías ágiles, scrum, nuestra forma de trabajo en Pavabits, junto con una mentalidad y filosofía de empresa orientada a la mejora continua, compromiso, respeto y apertura, ofrecen un sin fin de oportunidades y garantía de éxito para la gestión de cualquier proyecto.
Prueba nuestra herramienta sin ningún compromiso a través de una demo totalmente gratuita.