Cómo eliminar papel en tu empresa de forma sencilla y de acuerdo a la legalidad.
El papel está obsoleto. Llevamos años haciendo uso de él para la gran cantidad de gestiones y documentación que requiere una empresa, pero ya se ha vuelto innecesario. Actualmente contamos con todas las herramientas necesarias para ir cambiando hacia un modelo sostenible de digitalización.
¿Por dónde podemos empezar a reducir el papel en la oficina?
Según unos estudios y análisis de espacio y almacenamiento (‘More Time for You’ en California), se destina hasta el 70% de las oficinas en archivar documentos. De hecho, la mitad de estos papeles están duplicados y más de un 60% no vuelven a utilizarse después de la propia jornada de trabajo.
Hay archivos que son prescindibles y que, con un poco de esfuerzo, seguro que se puede evitar tener en papel. Pero hay un tipo de documento concreto que, debido a su gran importancia, se suele preferir imprimir y guardar: las facturas.
Este es normalmente el principal focos de atención por donde empezar. Contar con un software como Invoice System te ayudará a dar un gran paso hacia la digitalización y a eliminar (en la medida de lo posible) el uso de papel en tu oficina. Esto no solo tendrá la ventaja de reducir los costes asociados al papel, sino que te dará todas las ventajas de contar con una plataforma que te facilita:
- Digitalizar tus facturas para una mejor organización: Tanto las facturas tradicionales como las digitales tienen su espacio en Invoice System. Visualiza cada archivo y la información asociada al mismo, y toma las decisiones pertinentes.
- Mejorar la comunicación con proveedores y clientes: Gracias a su interfaz intuitiva, tus proveedores podrán enviarte las facturas de forma sencilla y rápida, además de comprobar su estado.
- Detallar los procesos de validación del documento: Habilita el acceso personalizado de cada responsable para que realice su tarea de forma optimizada. Se dará luz verde cuando esté todo correcto y se pasará a Contabilidad.
- Proteger la información más importante: El archivo de Invoice System se actualiza en la nube constantemente para asegurar todos los documentos. Estarán a buen recaudo gracias a medidas de seguridad de primer nivel.
- Revisar los principales KPIs de tu negocio: No solo podrás gestionar tus facturas de manera más cómoda, sino que podrás tener un dashboard desde el que conocer la situación global de tu empresa.
¿Cuánto ahorra una empresa que implementa la digitalización de facturas?
Ya has visto de qué manera puedes implementar la digitalización en tu negocio con algo tan sencillo como habitual. Las facturas son parte del día a día de una organización, y son responsables de un gran número de gastos por su impresión.
La Oficina de Asistencia Ambiental de Minnesota estima que un despacho normal puede consumir hasta 10.000 folios por trabajador al año. Según los cálculos que hagamos y los paquetes que compremos, esto puede suponer entre 80€ y 100€ por cada uno, solo en gastos de papel. Simplemente por tener a 15 empleados en una oficina durante cinco años, ya habríamos perdido cerca de 7.500 euros.
Más allá de este gasto, también está el coste de las impresoras y su tinta, el tiempo que dedica un trabajador en preparar y archivar un documento, la recuperación de estos archivos… En definitiva, el coste que asume la empresa es mucho mayor que el de un simple paquete de papel.
Pero dejemos de hablar de gastos, y empecemos a ver cómo puede ahorrarnos dinero usar un sistema que no necesite facturas en papel, como Invoice System:
- Ahorro en la gestión de las facturas: Al emitir una factura en formato de papel, el coste medio que asume una empresa es de unos 4’45€, mientras que se queda en poco más de un tercio al hacerlo digital (1’64€). La recepción de una factura hace todavía más evidente esta diferencia, pasando de 7’22€ en papel a 2’27€ en su modelo electrónico.
- Ahorro en los tiempos de trabajo: Los tiempos de entrega y de recogida de facturas se reducen, y por lo tanto también lo hacen los procesos de pago. En cuanto a la emisión de una factura, hacerlo de la manera tradicional te llevará alrededor de 1 minuto y 33 segundos (impresión, ensobrado, envío y archivo), mientras que digitalmente no superarás los 30 segundos. Al recibir una factura, cambiamos los 9 minutos que se tarda en comprobar el correo, verificar la información de la factura y su archivo manual; a apenas 2 minutos y 30 segundos cuando tiene formato electrónico.
- Ahorro en las tareas rutinarias: Los tiempos dedicados a esta labor se ven reducidos en media hora por cada 20 facturas emitidas, mientras que alcanza las tres horas al recibirlas. Esto supone una liberación tanto para los empleados, que no se desmotivan y mejoran su productividad; como para la empresa, ya que en ese tiempo pueden realizar labores que aporten verdadero valor al producto o servicio.
- Ahorro en el almacenamiento: Como hemos indicado anteriormente, gran parte del espacio de una oficina se destina a guardar documentos. Comenzar a utilizar facturas electrónicas permite ahorrar hasta el 80% del presupuesto asignado a esta sección.
- Ahorro frente al medio ambiente: No podemos dejar pasar la importancia que tiene el papel en la destrucción de bosques y el uso de agua. Por cada millón de facturas en papel se necesitan 56 árboles y casi 1 tonelada de CO2, algo que evitaremos con las facturas electrónicas.
Digitalización homologada por la AEAT
Ya sabemos que la digitalización, tanto de los documentos como de los propios procesos, supone una enorme ventaja competitiva. Además, como veremos más adelante, hay numerosos beneficios y ahorros al implantar este sistema en nuestra empresa. Pero todo debe hacerse con un sentido útil que verdaderamente nos vaya a ahorrar costes y trabajo.
Ahí es donde entra en juego la digitalización certificada. Esta versión de los documentos y archivos más importantes serán tomados como copias legales frente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Una vez aceptado este fichero, podremos destruir el papel sin ningún tipo de problema.
En el caso de realizar una digitalización no homologada por la AEAT, debemos mantener los documentos a buen recaudo durante varios años, según el tipo de archivo. Si, pensando que esta copia digital no homologada servirá, se reclamase una copia física y no la tuviésemos, incumpliríamos la normativa vigente y nos expondríamos a graves multas y sanciones.
Ahí radica la importancia de contar con un software que te ayude a transformar tu empresa digitalmente como Invoice System. Este programa cuenta con la homologación de la AEAT y es completamente fiable frente a cualquier requerimiento.
Normativa legal respecto a la homologación a través de la AEAT
En el BOE del 1 de noviembre de 2007 aparece la resolución de la orden EHA/962/2007 del 24 de octubre de ese mismo año. Con esta nueva regulación, se otorga validez tanto a los softwares de digitalización como la las facturas y documentos digitales que cumplan con unos requisitos concretos.
En el artículo 7 de este texto se indica expresamente que se deberá utilizar un software homologado por la AEAT. Además, se obliga a crear un proceso continuo y concreto que evita la futura manipulación de los documentos, así como la calidad de la imagen en el archivo.
Estos requisitos son los siguientes:
- El tratamiento del documento debe seguir un proceso muy concreto que incluya captura, digitalización y archivo en el sistema. Este debe asegurar que no puede modificarse la imagen posterior.
- En cuanto a los requerimientos técnicos de la imagen, son unos mínimos de calidad que permitan diferenciar y reconocer todos los detalles. Por ejemplo, la resolución mínima debe ser de 200 ppp (píxeles por pulgada), mientras que los formatos admitidos son PDF, PNG, JPEG 2000 o TIFF.
- Cada factura que quede digitalizada debe incluir la referencia identificativa de su homologación a través del software indicado.
- La firma electrónica es obligatoria en todos los casos de digitalización, y debe aparecer asociada a cada documento. La Ley 59/2003 del 19 de diciembre establece las condiciones legales para aplicar este tipo de firma.
- Existen otras formalidades adicionales, como la entrega de documentación específica o la realización de una auditoría externa que certifique que se implementa un software de manera adecuada.
Otras herramientas y métodos para reducir el uso de papel
Hacer la transición hacia un entorno digital no es fácil, ni mucho menos rápido. De hecho, nuestra recomendación es que no intentes llevarla a cabo de la noche a la mañana, sino que empieces a implementar algunas ideas poco a poco. Además de utilizar la aplicación que te presentamos, queremos darte algunos consejos para que consigas una transformación digital más sencilla.
Pedir asesoramiento
Si ya hemos contratado un software homologado por la AEAT como Invoice System, pide ayuda para aprender a utilizarlo y comprenderlo en profundidad. Dedica el tiempo necesario para que tu equipo se sienta preparado para trabajar con él y con la gestión de documentos digitales.
Haz cálculo de cuánto puedes ahorrar
Los beneficios de la digitalización son muchos, tanto para ti como para el planeta. Si quieres esforzarte al máximo en reducir el papel con el que trabajas, solo tienes que hacer números. Así verás los costes que reduces al pasarte a los formatos digitales.
Solicita notificaciones y facturas digitales
Si tú te has propuesto hacerlo para los demás, haz que también lo cumplan contigo. Por ejemplo, dile a tu banco que envíe los avisos pertinentes de manera online. Lo mismo ocurre con las facturas de proveedores o servicios y suministros.
Moderniza tu oficina
Deshazte de todo aquello que ya no vayas a utilizar, como puede ser el fax. De momento no te pediremos que elimines también la impresora, pero sí puedes implementar un sistema de identificación para que quien vaya a imprimir deje claro para qué lo hace.
Si quieres conocer más sobre Invoice System y ver cómo puedes utilizarlo en tu negocio, haz clic aquí y descarga nuestra presentación. En apenas unos minutos, descubrirás una herramienta que mejorará tus procesos y reducirá tus gastos.
A través de nuestra demo gratuita, podrás ver las posibilidades que ofrece esta aplicación y cómo adaptarla a tu negocio. Te ayudaremos a sacarle el máximo partido.
Fuentes y descargables
Pavabits: Invoice System
More Time for You: Reduce Clutter, Go «Mostly Paperless»
Oficina de Asistencia Ambiental de Minnesota: Reducing waste in the workplace